プロジェクト マネージャーに自分の仕事の最も重要な部分を挙げてもらうと、多くの人が同じことを答えるでしょう。それは「コミュニケーション」です。チームメンバーと効果的にコミュニケーションをとる必要性に加えて、進捗状況を常に知らせるために外部のグループや会社のリーダーがいることもよくあります。これらすべてのコミュニケーションには時間がかかるだけでなく、ある程度の工夫が必要です。ある人から別の人に情報を伝達するのは、思っているほど簡単ではありません。
そこで、経験豊富な PM に次のような質問をしました。何プロジェクト管理コミュニケーション戦略にはあなた正常に使用されましたか？
以下は彼らの回答をまとめたものです。彼らのアイデアはプロジェクト管理におけるあらゆる種類のコミュニケーションをカバーしており、幅広いアプローチを示しています。ここで共有されていない他の戦略がある場合は、ツイートしてください@clearpointstrat—ぜひ聞いてください！
10 のプロジェクト管理コミュニケーション戦略
- 明確にしてください。
- 定期的にチェックインしてください。
- 適切なテクノロジー ツールの助けを借りてください。
- 目的を持ってコミュニケーションしましょう。
- 積極的に聞いてください。
- 透明性を保ちましょう。
- 複数のチャネルを通じてコミュニケーションを促します。
- 1対1のコミュニケーションを促進します。
- 正しいことが間違っている可能性があることを認識してください。
- 誠実です。
1. 明確にしてください。
ジャニス・ブライチャート氏によると、専門家アジャイル プロジェクト管理手法のほとんどで、1 つの傾向が間違いなく明らかになりました。効果的であるためには、プロジェクトのコミュニケーションが、それがチーム内、利害関係者間、さらにはプロジェクト オーナー間であるかどうかに関係なく、次のように行われなければなりません。はっきりと見える。「誰もが何が議論されているか（または議論されてきたか）を認識し、それに相談したりアクセスしたりできる必要があります。誰もが自分たちに何が期待されているか、何に向かって取り組むべきかについて「知っている」と、最終目標をより簡単に達成できるようになります。」
期限も明確に伝える必要があります。 「締め切りに間に合わない主な理由の 1 つは、締め切りがチーム全体に明確に伝えられていないことです」とグラント アルドリッチ氏は言います。オンライン学位。「マネージャーがタスクを割り当てるとき、彼らが言う最悪の言葉は、『時間があるときにいつでも連絡してください』ということです。正確な日付を伝えてから、それが相手にとって実行可能かどうかを確認する方が良いでしょう。」
明確なコミュニケーションを促進するその他の方法: すべての会議の議題を草案し、チーム メンバー全員に送信します (Richa Nathani、ダイヤルラボ）、個人によって生み出されるべき作品とグループのコラボレーションの結果であるべき作品を明確にします（Tim Clarke、SEOブログ）。
2. 定期的にチェックインします。
ほとんどの PM はチームと定期的に会議を行っています。デビッド・ラッター氏チームワークの芸術毎日のスタンドアップやハドルは、その日の主要なタスクを伝達し、タスクと依存関係に関してチームの調整を行うのに役立つと述べています。また、緊急の質問や提起すべき問題がある場合、全員がプロジェクト マネージャーと話す機会も得られます。 「大事な同期会なんです」と彼は言う。
大規模なプロジェクトの場合、チーム全体で毎日スタンドアップを行うことは現実的ではありません。その代わりに、ラッター氏は、サブチームには小規模な毎日のスタンドアップを、プロジェクト チーム全体には週に一度のスタンドアップを推奨しています。彼はまた、カンバン ボードやガント チャートを使用して、全員が口頭だけでなく視覚的な情報も得られるようにすることも提案しています。
ただし、会議は進捗報告だけを目的とするものではありません。 「直接会うか Zoom 経由で集まるかだけで、ディスカッションが促進され、チーム内の全体的なコミュニケーションが促進されます」と Hadeel Hijazieh 氏は言います。オンタリオ州クライスラーグループ。イーサン・トーブビリーこれに同意し、会議は「プロジェクトの活動が議論されている間、全員が出席する機会を提供し、チームメンバー全員にアイデアや懸念を表明する機会を与えることで平等な競争の場を作り出す」と述べています。
通常のチェックイン以外の通常のチェックインプロジェクトのKPI、ルドヴィック・チュンサオ禅防音時々集まって会社のことについて話すことを勧めます目標。「2 週間ごとに、業務ではなく会社の目標と目的に焦点を当てた会議を開きます。この種の会議の目的は、会社の現状、今後の大きな課題、どのような良い結果が得られたかなどについて洞察を与えることです。そうすることで日常業務が中断されます。賭け金と目的地についての意識を高めることで、共通の目標の周りに人々が集まります。また、全員がチームの一員であると感じることにも役立ちます。」
3. 適切なテクノロジー ツールの助けを借ります。
「デジタルメディアを受け入れましょう」とデイブ・ニルソン氏は次のように述べています。変換済みクリックします。「新型コロナウイルス感染症により、主要組織はリモート勤務を余儀なくされました。チームと効果的なコミュニケーションを確立するのに苦労している場合は、イノベーションに投資する必要があります。 Zoom、Slack、Skype などのツールを活用して接続を改善します。新しいアプリについて学ぶことに時間を投資し、それをチームと共有してください。」
デビン・ピッケル次ただし、このようなツールだけでは必ずしも十分ではないと指摘しています。 「一部の企業では、Slack や Discord などのコラボレーション ツールを使用してプロジェクトを管理することが効果的だと考えています。彼らのスタイルを否定するつもりはありませんが、Nextiva にとって、実際のプロジェクト管理ツールでコミュニケーションを一元化する方がはるかに効果的であることが証明されています。 Trello や Asana などのツールを使用すると、スクラム ボードやカンバン ボードのどちらでも、あなたやチームの好みに合わせてプロジェクトを移動できます。優れたプロジェクト管理ツールに代わるものはありません。」
ディーン・ジョーンズ社会「コミュニケーションのオプションはどれも重要ですが、プロジェクト全体を通してコミュニケーションを図る最も効果的な方法は、プロジェクト管理ソフトウェアを使用することです。プロジェクト内のタスクを追跡、更新し、チーム メンバーに割り当てるのに役立つシステムを導入することは、コミュニケーションを促進する最も簡単な方法です。」
最後に、プロジェクト管理ではさまざまな種類のコミュニケーションを使用することを恐れないでください。時々電話やビデオ通話をするようにとアルドリッチ氏は言います。 「電子メールや Slack でのコミュニケーションでは、チーム メンバーは限界に達しています。特にビデオ通話が頻繁に行われない場合には、ビデオ通話を通じてより多くの接続を確立できます。」
4. 目的を持ってコミュニケーションする。
「会議やその他の種類のコミュニケーションを行うときは、全員がその目的をよく理解していることを確認してください」とポー・ヴェジ氏は言います。ファイナンサー.com。「毎回の会議の前に、より効果的なコミュニケーションに役立ついくつかの質問を自分自身に問いかけてください。このコミュニケーションの目的は何ですか?私は誰と通信しているのでしょうか?私が達成したいことは何ですか?」
目的のあるコミュニケーションに重点を置き続けるために、クリス・フェニングプロジェクトのコミュニケーション スケジュールにある週 1 時間の会議をすべて特定し、隔週で 30 分に変更できるかどうかを確認することを提案しています。 「これには、定期的な会議に明確な目的（単なる退屈な更新情報の連続ではなく）が必要です。各セッションには、その部屋にいる人々のアクションを必要とする重要な情報のみを含める必要があります。
「あらゆるコミュニケーション（口頭および書面）の最初の 1 分に集中してください。最初の 1 分は良好なコミュニケーションの基礎を築くものであり、明確かつ簡潔でなければなりません。これを一貫して達成するために、私はプロジェクトのすべての会話の最初の 1 分を構成して重要な情報を明確に伝えるための簡単な方法をチームに教えました。方法は私の本に記載されています最初の 1 分: 結果をもたらす会話の始め方。」
5. 積極的に聞きます。
「チーム内で良好なコミュニケーションを生み出す鍵は、オープンなスペースを作ることと、良い聞き手になることです」と CEO のイアン・ピーターマンは言います。ピーターマンデザイン事務所。「自分の考えを表現する自由がなければ、チームメンバーは心を開かず、必要なオープンで明確なコミュニケーションも得られません。あなたがチームのリーダーである場合、それがどのような役割であっても、良い聞き手となり、共有された情報に基づいて行動することで話を聞いていることを示すことが、良好なコミュニケーションのためのスペースを生み出すでしょう。
「ツールはもちろん素晴らしいものです…しかし、ツールがあるからといって、それが意味のある明確なコミュニケーションを生み出すために使用されるわけではありません。コミュニケーションのためのスペースを実現するには、チームビルディングから、共有された内容に耳を傾けていることを繰り返し示すことまで多岐にわたります。するチームの声を聞いてください。模範を示すことはチームの他のメンバーにも役立ち、これがチームの仕組みであることを示すことができます。」
「アクティブ・リスニングは確かに役立ちます」とニルソン氏も同意します。 「ほとんどのマネージャーにとって、コミュニケーションは一方通行のようなものです。彼らは常に、チームメンバーが自分たちの考えに盲目的に同意することを期待しています。正直に言うと、物事はそのようにはうまくいきません。コミュニケーションをより良くするには、積極的に聞き手になる必要があります。チームメンバーに話させて、彼らの発言に注意を払ってください。状況を分析し、処理した内容に基づいて返信します。これにより、チームメンバーは大切にされていると感じられ、彼らの貢献をあなたが認めているという感覚が得られます。さらに、それが彼らにあなたとつながりたいという動機を与え、プロジェクトの成功に積極的に貢献することにつながります。」
積極的な傾聴を実証する方法の 1 つは、チーム メンバーの要点を要約または言い換えして、本当に聞いていることを示し、それからそれについて話し合うことだとヴェジ氏は言います。 「こうすることで、誰もが認められたと感じます。理解とコラボレーションのレベルが向上します。時間がかかるように聞こえるかもしれませんが、言い換えテクニックを使えば多くの誤解を避けることができるので、長期的には時間を節約できます。」
6. 透明性を保つ。
Chung-Sao 氏は、透明性が良好なコミュニケーションを促進する鍵であると信じています。 「透明性は、チームメンバーとマネージャーの間で双方向でなければなりません。したがって、自分の側の進歩について透明性を保ち、模範を示してリードしてください。たとえば、最近取り組んでいるタスクと、それをどのように進めているかをチームと遠慮なく共有してください。監督がチームのために貢献する姿を見ると、チームは監督の姿勢に従うよう促されるでしょう。」
透明性はプロジェクトの最新情報を提供することだけに適用されるわけではありません。それはまた、企業戦略全体に関する真の双方向コミュニケーションを促進することも意味します (あなたのプロジェクトは自然にそれと一致するはずです）。コーディ・クロフォード低オフセットは、「全員が会社のビジョンに一致しているという事実が、会社の成長に大きな役割を果たしています。リモート チーム内で管理ツールを活用することで企業文化を強化し、生産性を向上させることで会社に新たな扉が開かれましたが、当初から会社の使命をチームにはっきりと明確に伝えることで、目標に向けたチームワークが確保されました。」
7. 複数のチャネルを通じてコミュニケーションを促します。
実生活と同じように、誰もが同じ方法でコミュニケーションをとることを好むわけではありません。 「状況の最新情報を電子メールで送信することを好む人もいます。直接または電話で話すことを好む人もいます。個人的な貢献者であるために会議に時間を費やすことができない人もいますが、別の時間や別の方法で参加することにコミットすることができます」とフェニング氏は言います。そのため、彼は PM に「ステークホルダーと 1 対 1 で話し、好みのコミュニケーション方法を尋ねること」を推奨しています。プロジェクトの関係者と利害関係者リストの名前としてではなく、個人として話すことで、より良い関係が築かれました。また、プロジェクトの関係者のニーズに合わせてコミュニケーション プランをカスタマイズすることも可能になりました。」
「対面で話すことを好む人もいれば、テキスト メッセージを送信して情報を伝達する方が効果的だと考える人もいます」と、ジェフ クーパー氏も同意します。メッセージ的に。「好みのコミュニケーション チャネルを保持したいと思うかもしれませんが、これでは長期的には他の人とのやり取りが簡単にはなりません。あなたと同じように、誰もが好みのコミュニケーション方法を持っています。ただし、抵抗なくユニットの全員にメッセージを届けるためには、さまざまなコミュニケーション モードに慣れる必要があります。チームとのコミュニケーションのためのさまざまなコースを活用することで、会話のエキスパートに一歩近づくことができます。」
ただし、プロジェクト管理に複数のコミュニケーション チャネルを実装したからといって、誰もがそれらを快適に使用できるわけではありません。 「コミュニケーションが歓迎されていることを明らかにすることが重要です」とティミー・ヤンチュン氏はアドバイスします。LTHRシェービング。「多くの場合、チーム メンバーは、自分たちが面倒な存在であるかのように感じたり、自分たちの質問やアイデアがチーム リーダーに考慮されるほど関連性が低いのではないかと感じたりします。これは、協力的であると感じないビジネス文化に楽しく従事していない従業員だけでなく、ミスコミュニケーションの始まりでもあります。採用段階の早い段階で、チームメンバーにオープンドアポリシーと、提供するコミュニケーションツールやソフトウェアを周知させ、文字通り全員が同じ認識を保つことができるようにします。」
8. 1対1のコミュニケーションを奨励します。
ウィリアム・キャノン署名入り「1対1の会話は絆を深め、チームメイトをより深く理解するために重要です。個人レベルで他の人とコミュニケーションをとると、相手についてより深く理解できるようになります。あなたは、相手のボディランゲージを理解し、相手が最も適しているコミュニケーション手段を知り、相手が使用する視覚的サインなどを知ることができます。さらに、機密情報を誰かと共有したい場合は、相手と 1 対 1 で対話する必要があります。信頼。"
1対1のミーティングは、苦労しているかもしれないチームメンバーとつながる良い方法でもある、とChung-Sao氏は言います。 「チームのメンバーの中には、直接助けを求めようとしない人もいます。彼らは自分の弱さやスキルの不足をあえて表現しないかもしれません。誰もが長所、短所、異なる背景を持っているため、判断しないことが重要です。個別のミーティングを設定して、チームメンバーが助けを必要としているかどうかを評価することで、チームメンバーが苦労している分野を特定できます。新しいポジションに就いたばかりの人には特に効果的です。」
9. 正しいことが間違っている可能性があることを認識する。
ブラック・ネルソンインクリメンターSEOサービス「正しいことは大きな勝利のように見えるかもしれませんが、この勝利が他のチームメンバーの態度や士気に影響を与えた場合、広範囲にわたる結果をもたらす可能性があります。正しくあるべきという欲求は、プロジェクト チーム間のコミュニケーションの障壁となり、最終的に他のメンバーがコミュニケーションを完全に止めてしまうほど疎外してしまう可能性があります。どのようなプロジェクトでも、1 人のチームだけでは成功することはできません。チームメンバーがコミュニケーションをとっているとき、エゴはドアの外にあるべきです。」
他の PM 専門家も、プロジェクトの効果的なコミュニケーションは双方向であり、チームからフィードバックを得ることが重要であることに同意しています。 「命令を与えるだけで、プロジェクト チームがそれに従うことを期待することはできません」とケント・オイヤー氏は言います。MXガーディアン。「それはコミュニケーションというよりも命令のように聞こえるかもしれません。フィードバックは双方向のコミュニケーションにおいて効果的な役割を果たし、自分の言っていることを明確にし、アイデアを改善することにも役立ちます。一言で言えば、フィードバックは双方に利益をもたらす戦略です。」フィードバックを収集する 1 つの方法は、パーカー ラッセルの会社の戦略を実行することです。ブラックインクコーヒー: オンライン アンケート ツールを使用して、フィードバックやアイデアを収集します。
10. 誠実であれ。
サイモン・エルケアーavエキスパートチームがプロジェクト管理のコミュニケーション戦略に苦戦している理由の 1 つは、効果的なコミュニケーションを毎日実践し、育む必要があることを忘れがちであるためだと考えています。 「この業界での長年の経験から、強力で効果的なコミュニケーション戦略には一貫性と誠実さが必要であることが分かりました。チームはコミュニケーション アプリやコラボレーション アプリを最大限に活用し、温かく誠実なメッセージをお互いに送信したり、よくやった仕事を褒め合ったりするなど、思いやりを実践する必要があります。
「もちろん、これはチャットやメールだけに頼るべきだという意味ではありません。チームは、ビデオ通話、セミナー、オンライン ゲームを一緒にプレイするなど、他のアクティビティを試すこともできます。チーム内で良好なコミュニケーションを育むための取り組みは、必ずしも贅沢である必要はありませんが、誠実である必要があります。たとえ最も単純な方法であっても、全員が大切にされていると感じ、チーム内に居場所があると感じさせることは、良好なコミュニケーションを育み、前向きな職場文化を生み出すのに役立ちます。」
覚えておいてください: ほとんどのプロジェクトは、組織の目標を達成することを目的としています。
プロジェクトが正常に完了すると、組織は主要な目標と KPI の達成に近づくことができます。だからこそ、いつものチェックイン以外にも、プロジェクトのKPI、ルドヴィック・チュンサオ禅防音時々集まって会社のことについて話すことを勧めます目標。「2 週間ごとに、業務ではなく会社の目標と目的に焦点を当てた会議を開きます。この種の会議の目的は、会社の現状、今後の大きな課題、どのような良い結果が得られたかなどについて洞察を与えることです。そうすることで日常業務が中断されます。賭け金と目的地についての意識を高めることで、共通の目標の周りに人々が集まります。また、全員がチームの一員であると感じることにも役立ちます。」
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優秀なプロジェクト マネージャーがたくさんいることは明らかです。この記事に貢献してくれた皆さんに感謝します。コミュニケーションの取り組みをサポートするプロジェクト管理ソフトウェアをお探しの場合は、ClearPoint までお気軽にお問い合わせください。喜んでご案内させていただきます。